La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») alle persone fisiche che rappresentano o fanno da referente per i clienti, i fornitori, i consulenti e i partner commerciali di Promethea S.r.l., e a chi corrisponde con Promethea tramite posta elettronica certificata.
1. Titolare del trattamento e dati di contatto
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Promethea S.r.l.
Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS) — Italia
P.IVA / C.F.: IT01417350327
PEC: promethea@legalmail.it
Contatto privacy: privacy@prometheasrl.it
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta relativa ai dati personali è disponibile il contatto privacy sopra indicato.
2. A chi si rivolge e da dove provengono i dati
La presente informativa riguarda i titolari, i legali rappresentanti, i dipendenti e i collaboratori che agiscono come persone di contatto di un'impresa, di un ente o di un professionista che è cliente, fornitore, consulente o partner commerciale di Promethea. I dati sono forniti dall'interessato stesso oppure dall'impresa o dall'ente per cui opera, nell'ambito del rapporto.
Restano disciplinati da informative distinte: l'uso del Promethea Account e delle applicazioni collegate (Informativa Privacy di Promethea Account); le e-mail e le telefonate inviate ai recapiti pubblicati sul sito (Informativa Privacy del sito prometheasrl.it); la prospezione commerciale (Informativa Privacy per i contatti commerciali).
3. Dati trattati e finalità
3.1 Gestione amministrativa di fornitori e consulenti
Per stipulare e gestire i contratti con fornitori e consulenti, ricevere e registrare le loro fatture, pagarli, tenere i contatti dei referenti e adempiere agli obblighi contabili e fiscali, sono trattati: nome, cognome e ruolo dei referenti; recapiti (e-mail, telefono, PEC); dati fiscali del fornitore o del professionista (denominazione, partita IVA, codice fiscale, sede); dati di pagamento (IBAN) e importi.
3.2 Corrispondenza con valore legale tramite PEC
Per inviare e ricevere tramite posta elettronica certificata comunicazioni con valore legale con clienti, fornitori, consulenti e pubblica amministrazione (notifiche, diffide, contratti, comunicazioni amministrative) sono trattati: nome, cognome e indirizzo PEC del mittente o del destinatario e il contenuto dei messaggi e dei relativi allegati.
3.3 Fatturazione ai clienti e adempimenti fiscali e contabili
Per gestire abbonamenti e servizi dei clienti, emettere e trasmettere le fatture elettroniche, incassare i pagamenti, inviare avvisi e solleciti e adempiere agli obblighi fiscali e contabili di Promethea, sono trattati i dati dell'organizzazione cliente (ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, PEC, codice destinatario, sede) e, quando presenti, i dati del referente indicato per la fatturazione, insieme agli importi e ai documenti fiscali. Fatture ed estratti conto sono trasmessi al consulente fiscale e contabile di Promethea (§ 5).
4. Basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Gestione amministrativa di fornitori e consulenti (§ 3.1) | Esecuzione del contratto con il fornitore o consulente (art. 6.1.b GDPR); adempimento degli obblighi contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR; art. 2220 c.c. e normativa IVA) |
| Corrispondenza tramite PEC (§ 3.2) | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); adempimento di obblighi di legge, tra cui l'obbligo per le imprese di dotarsi di un domicilio digitale (art. 6.1.c GDPR; art. 16 D.L. 185/2008) |
| Fatturazione ai clienti e adempimenti fiscali e contabili (§ 3.3) | Esecuzione del contratto con il cliente (art. 6.1.b GDPR); adempimento degli obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.c GDPR) |
Il conferimento dei dati è necessario per instaurare e gestire il rapporto e per adempiere agli obblighi di legge: senza di essi il rapporto non può essere gestito.
5. Destinatari, fornitori e trasferimenti extra-UE
I dati sono trattati dal solo personale autorizzato del Titolare (direzione e responsabili d'area), con accessi individuali e doppia autenticazione sui servizi. Possono riceverli:
| Destinatario | Per quale finalità | Sede e garanzie |
|---|---|---|
| Aruba S.p.A. — caselle di posta elettronica aziendali | Corrispondenza con clienti, fornitori e consulenti (§ 3.1, § 3.3); responsabile del trattamento | Italia — nessun trasferimento extra-UE |
| InfoCert S.p.A. — posta elettronica certificata | Gestione della casella PEC di Promethea (§ 3.2) | Italia (data center di Milano, Padova e Modena) — nessun trasferimento extra-UE |
| Supabase Inc. — database del gestionale interno | Anagrafiche di fornitori e consulenti (§ 3.1); responsabile del trattamento | Server nell'UE (Dublino, Irlanda); società con sede negli USA, clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR) |
| Consulente fiscale e contabile di Promethea | Riceve fatture ed estratti conto per gli adempimenti fiscali e contabili (§ 3.1, § 3.3) | Italia — nessun trasferimento extra-UE |
| Agenzia delle Entrate e Sistema di Interscambio; pubblica amministrazione; studio legale di Promethea | Fatture elettroniche e adempimenti fiscali; comunicazioni dovute per legge; tutela dei diritti di Promethea (§ 3.2, § 3.3) | Italia |
Per la fatturazione ai clienti (§ 3.3) Promethea si avvale anche dei fornitori dei servizi di Promethea Account (gestione dei pagamenti, trasmissione delle fatture elettroniche, database, invio delle e-mail), elencati con ruolo, sede e garanzie alla pagina www.prometheasrl.it/fornitori.
6. Tempi di conservazione
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Contratti, fatture e documenti contabili di fornitori e consulenti (§ 3.1) | 10 anni dalla chiusura dell'esercizio (art. 2220 c.c.) |
| Contatti dei referenti di fornitori e consulenti (§ 3.1) | Per la durata del rapporto, poi 24 mesi |
| Corrispondenza PEC ricevuta e spedita (§ 3.2) | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Dati di fatturazione ai clienti, abbonamenti, crediti e documenti fiscali (§ 3.3) | Fino a 10 anni, per gli obblighi fiscali e contabili italiani |
Decorsi tali termini i dati sono cancellati, salvo che la loro conservazione sia richiesta per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
7. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR: accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità nei casi previsti e opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. La cancellazione non è possibile per i dati che il Titolare deve conservare per obbligo di legge, fino alla scadenza del relativo termine.
Le richieste si inoltrano a privacy@prometheasrl.it oppure per posta a Promethea S.r.l., Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS). Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi in caso di richieste complesse, dandone comunicazione.
8. Reclamo all'autorità di controllo
Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di ricorrere all'autorità giudiziaria.
9. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, evoluzione dei sistemi utilizzati o variazione dei fornitori. Ogni versione è pubblicata come documento autonomo, con numero di versione e data, e resta consultabile nell'archivio dei documenti legali del sito.
Informativa Privacy — Referenti di clienti e fornitori
Versione 1.0 — Ottobre 2026 | Promethea S.r.l. — P.IVA IT01417350327
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