La presente informativa è resa ai sensi dell'art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») ai soggetti — imprese, ditte individuali, liberi professionisti e loro referenti — i cui dati di contatto professionale sono trattati da Promethea S.r.l. per finalità di proposta commerciale, senza che i dati siano stati raccolti direttamente presso l'interessato.
1. Titolare del trattamento e dati di contatto
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Promethea S.r.l.
Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS) — Italia
P.IVA / C.F.: IT01417350327
PEC: promethea@legalmail.it
Contatto privacy: privacy@prometheasrl.it
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta relativa ai dati personali è disponibile il contatto privacy sopra indicato.
2. Tipologie di dati trattati
Il Titolare tratta esclusivamente dati di natura professionale riferiti ad attività economiche e ai loro referenti:
- Dati identificativi dell'attività: denominazione, ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, categoria merceologica.
- Dati di contatto: nome e ruolo del referente, indirizzo e-mail, numero di telefono, PEC, codice destinatario SDI.
- Dati relativi alla sede: indirizzo, comune, provincia, CAP e relative coordinate geografiche.
- Dati relativi al rapporto commerciale: stato del contatto, annotazioni sulle interlocuzioni intercorse, data dell'ultimo contatto, eventuale nominativo del legale rappresentante.
Il Titolare non tratta categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR).
3. Fonte dei dati
I dati sono raccolti direttamente dal Titolare da fonti accessibili al pubblico: siti web aziendali, motori di ricerca, profili professionali pubblici (a titolo esemplificativo, LinkedIn), registri ed elenchi camerali, materiale informativo distribuito in occasione di eventi e fiere di settore. Alcuni contatti possono inoltre pervenire su segnalazione di clienti o partner del Titolare.
Il Titolare non acquista banche dati né liste di contatti da soggetti terzi.
4. Finalità del trattamento e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Proposta dei servizi software del Titolare ad attività economiche potenzialmente interessate (ristorazione, eventi, cura della persona e simili), mediante contatto telefonico, visita commerciale o canali professionali; pianificazione delle visite | Legittimo interesse del Titolare allo sviluppo della propria attività verso altre imprese e professionisti (art. 6.1.f GDPR) |
| Gestione della trattativa commerciale eventualmente avviata: preventivi, appuntamenti, comunicazioni di seguito | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b GDPR) |
| Gestione dell'opposizione al trattamento mediante lista di esclusione (§ 7) | Necessità di dare effettività ai diritti dell'interessato (artt. 6.1.c e 21 GDPR) |
Il Titolare non invia e-mail promozionali a chi non le ha richieste: il primo contatto avviene per telefono, con una visita o tramite canali professionali. L'e-mail è usata solo per rispondere a chi ha scritto al Titolare o ha chiesto di essere ricontattato in questo modo.
La valutazione di bilanciamento del legittimo interesse (13 agosto 2026) è documentata agli atti del Titolare ed è disponibile su richiesta al contatto privacy.
5. Modalità del trattamento e assenza di processi decisionali automatizzati
I dati sono trattati con strumenti informatici dal solo personale interno autorizzato del Titolare, soggetto a permessi di accesso individuali. Non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing altrui.
Il Titolare non effettua profilazione né processi decisionali automatizzati (art. 22 GDPR): la selezione e la gestione dei contatti sono svolte da persone.
6. Destinatari, fornitori e trasferimenti extra-UE
Per il funzionamento dei propri sistemi il Titolare si avvale dei seguenti fornitori. Alcuni agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, altri come destinatari tecnici che ricevono i soli dati necessari al servizio, altri come titolari autonomi per i dati che ricevono secondo le proprie condizioni.
| Fornitore | Servizio | Ruolo, sede e garanzie |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database del sistema gestionale del Titolare, in cui sono registrati i contatti | Responsabile del trattamento; server nell'UE (Dublino, Irlanda); società con sede negli USA, clausole contrattuali tipo (art. 46 GDPR) |
| Aruba S.p.A. | Caselle di posta elettronica aziendali, per la corrispondenza con chi scrive al Titolare | Responsabile del trattamento; Italia, nessun trasferimento extra-UE |
| OpenStreetMap Foundation (servizio Nominatim) | Conversione degli indirizzi delle sedi in coordinate geografiche, per la pianificazione delle visite commerciali: riceve l'indirizzo cercato e i dati della connessione | Destinatario tecnico; Regno Unito, decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR) |
| Esri (Environmental Systems Research Institute, Inc.) | Sfondi della mappa (stradale, grigio, satellite) su cui il personale del Titolare visualizza le sedi: riceve i dati della connessione e la zona di mappa visualizzata | Titolare autonomo; Stati Uniti, EU-US Data Privacy Framework |
| Google LLC | Itinerari delle visite commerciali in Google Maps: solo quando il personale del Titolare apre il percorso, riceve le coordinate delle sedi da visitare e i dati della connessione | Titolare autonomo; Stati Uniti, EU-US Data Privacy Framework |
Il database dei contatti risiede nello Spazio economico europeo. I trasferimenti verso gli Stati Uniti e il Regno Unito riguardano solo i servizi indicati in tabella e si fondano sulle garanzie ivi indicate. L'elenco dei fornitori dei servizi di Promethea è pubblicato alla pagina www.prometheasrl.it/fornitori; per i dati dei contatti commerciali fa fede la tabella qui sopra.
7. Tempi di conservazione
| Situazione | Conservazione |
|---|---|
| Contatto senza seguito o trattativa non conclusa | I dati sono cancellati decorsi 24 mesi dall'ultimo contatto |
| Opposizione al trattamento (§ 8) | Cancellazione di ogni dato, ad eccezione dei soli riferimenti minimi (indirizzo e-mail, numero di telefono, partita IVA), conservati in una lista di esclusione senza scadenza, al solo fine di garantire che l'interessato non venga più contattato |
| Adesione ai servizi del Titolare | I dati confluiscono nell'anagrafica clienti e sono trattati secondo l'informativa del servizio sottoscritto, resa in quel momento |
8. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR:
Diritto di accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma del trattamento e ricevere copia dei dati personali trattati.
Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): correggere dati inesatti o integrare dati incompleti.
Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione nei casi previsti dalla normativa.
Diritto di limitazione (art. 18 GDPR): richiedere che i dati siano trattati, salvo conservazione, solo in determinate circostanze.
Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento svolto per finalità di contatto commerciale. L'opposizione è sempre accolta, senza necessità di motivazione.
Per non essere più contattati è sufficiente scrivere a privacy@prometheasrl.it, oppure rispondere a una comunicazione del Titolare chiedendo di non essere ricontattati, oppure dichiararlo nel corso di un colloquio telefonico. La richiesta è registrata nella lista di esclusione di cui al § 7.
Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
9. Momento in cui è resa la presente informativa
La presente informativa è resa al più tardi al momento del primo contatto con l'interessato — mediante indicazione nel corso del primo colloquio o della prima visita, oppure con il collegamento inserito nella prima comunicazione scritta — e comunque entro un mese dalla registrazione dei dati, in conformità all'art. 14, par. 3, GDPR.
10. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, evoluzione dei sistemi utilizzati o variazione dei fornitori. Ogni versione è pubblicata come documento autonomo, con numero di versione e data, e resta consultabile nell'archivio dei documenti legali del sito.
Informativa Privacy — Contatti commerciali
Versione 1.1 — Ottobre 2026 | Promethea S.r.l. — P.IVA IT01417350327
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