Informativa Privacy

La presente informativa è resa ai sensi dell'art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») alle persone che risultano al registro imprese come amministratori, legali rappresentanti o soci di un'impresa presente in Promethea Account, anche se non utilizzano i servizi di Promethea, i cui dati sono consultati da Promethea S.r.l. senza essere stati raccolti presso l'interessato.

1. Titolare del trattamento e dati di contatto

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per ogni richiesta relativa ai dati personali è disponibile il contatto privacy sopra indicato.

2. Fonte dei dati

I dati provengono dal registro delle imprese, registro pubblico tenuto dalle Camere di commercio, consultato tramite un fornitore autorizzato (§ 6). La consultazione avviene solo su azione manuale del personale autorizzato del Titolare, mai in modo automatico o periodico.

3. Dati trattati e finalità

3.1 Verifica di chi chiede di gestire un'impresa e di chi firma per essa

Quando un utente di Promethea Account chiede di essere collegato come titolare di un'impresa già presente, e quindi di accedere ai suoi documenti amministrativi e fiscali, il Titolare verifica che ne abbia effettivamente titolo. Una delle modalità di verifica consiste nel confrontare il codice fiscale dichiarato dall'utente con quelli delle persone che risultano al registro imprese per quell'impresa. La stessa consultazione serve a verificare che chi sottoscrive un contratto con Promethea per conto dell'impresa ne sia rappresentante legale e a riportarne il nome sul contratto.

Sono trattati: per l'impresa, partita IVA e PEC risultanti al registro; per ciascuna persona che vi risulta, codice fiscale, nome e cognome (o denominazione, se il socio è una società), carica, qualità di rappresentante legale e quota di partecipazione; data della consultazione e operatore che l'ha eseguita. Sesso, età, data e comune di nascita eventualmente restituiti dalla fonte non sono conservati.

3.2 Estratto ufficiale del registro imprese (visura camerale)

Su azione manuale di un amministratore del Titolare può essere acquisito l'estratto ufficiale del registro imprese (visura ordinaria o storica, in formato PDF) di un'impresa presente in Promethea Account, per verificarla e per consegnarlo al terzo che lo richiede per un'iscrizione o una verifica. Il documento è ufficiale e non può essere ridotto senza alterarlo: contiene quindi tutti i dati che il registro riporta per le persone che vi risultano, compresi data e luogo di nascita e residenza.

3.3 Limiti di utilizzo

Le persone che risultano al registro imprese non sono contattate per alcun motivo e non sono inserite in elenchi commerciali. Risultare al registro non attribuisce di per sé alcun accesso ai dati dell'impresa in Promethea Account: l'accesso è concesso solo a chi lo chiede e supera la verifica. Non sono effettuati profilazione né processi decisionali automatizzati ai sensi dell'art. 22 GDPR.

4. Base giuridica

Nel bilanciamento il Titolare ha considerato che i dati provengono da un registro pubblico, sono consultati solo quando serve e solo per lo scopo indicato, e non comportano conseguenze per l'interessato oltre alla verifica stessa. Il trattamento non si fonda sul consenso: una verifica di titolarità non avrebbe senso se potesse rifiutarla proprio chi deve essere verificato.

5. Misure di sicurezza

La consultazione è riservata al personale autorizzato, con motivo obbligatorio e registrazione di chi l'ha eseguita e quando. I dati sono scritti solo dai server del Titolare, mai dal browser. Il codice fiscale dichiarato dall'utente che chiede il collegamento è usato solo per il confronto e non è conservato né registrato nei log. L'estratto in PDF è conservato in un archivio privato nell'Unione europea, accessibile ai soli amministratori con un collegamento valido 5 minuti, e non è mai visibile ai clienti.

6. Destinatari, fornitori e trasferimenti extra-UE

7. Tempi di conservazione

8. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare in ogni momento i diritti riconosciuti dagli artt. 15-21 GDPR: accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione nei casi previsti, limitazione del trattamento e opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla sua situazione particolare.

Le richieste si inoltrano a privacy@prometheasrl.it oppure per posta a Promethea S.r.l., Via Flavia 82, 34148 Trieste (TS). Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, prorogabile di due mesi in caso di richieste complesse, dandone comunicazione. Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Modalità con cui è resa la presente informativa

Le persone che risultano al registro imprese non sono contattate dal Titolare (§ 3.3) e spesso non sono utenti dei suoi servizi: informarle una per una richiederebbe di contattarle proprio per questo, contro lo scopo limitato del trattamento. Per questa ragione, ai sensi dell'art. 14, par. 5, lett. b) GDPR, la presente informativa è resa pubblica in modo permanente nella sezione dei documenti legali del sito del Titolare.

10. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche normative, evoluzione dei sistemi utilizzati o variazione dei fornitori. Ogni versione è pubblicata come documento autonomo, con numero di versione e data, e resta consultabile nell'archivio dei documenti legali del sito.